Adressimport

Fehlende Adressen nach dem Adressimport

Immer wieder sind Anwender irritiert, dass beim MailChimp Adressimport nicht alle Einträge übernommen werden. Die Ursachen sind meist recht simpel. Die häufigsten Probleme sind leicht zu beheben.Setzt man ein MailChimp-System neu auf, sind meist eine ganze Reihe von Bestandsadressen zu importieren. Seien es Daten aus einer abgelösten E-Mail-Marketing Lösung oder Kundenlisten – in der Regel müssen mehrere tausend Adressen importiert werden. Üblicherweise nutzt man dafür den TXT oder CSV-Upload oder Kopieren/Einfügen aus Excel. Dabei ist es äusserst selten, dass alle Adressen komplett importiert werden.

Einschränkungen für den MailChimp Adressimport

MailChimp verbietet den automatischen Import von rollenbasierten Mailadressen. Das sind Adressen wie z.B. webmaster@…, root@… oder service@… – also Adressen die keiner bestimmten Person sondern einer Funktion zugeordnet sind.

Bis vor einiger Zeit gehörte auch info@… zu den verbotenen Adressen. Diese Restriktion wurde jedoch still und heimlich gelockert. Info-Adressen können mittlerweile problemlos importiert werden.

Übrigens können auch rollenbasierte Adressen auf MailChimp-Listen eingetragen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Benutzer dieser Adresse über ein reguläres MailChimp-Formular einträgt und den Double-Opt-In-Vorgang durchläuft.

Weitere Probleme beim Adressimport

Neben den aktiv verbotenen Adressen gibt es eine Reihe von typischen Fallstricken, die immer wieder passieren. Der weitaus häufigste Fall sind fehlerhafte Adressen, die in einem falschen Format vorliegen und somit nicht zustellbar sind. Die „Klassiker“ sind hierbei Adressen mit einem Komma statt einem Punkt (Beispiel: michael.keukert@aixhibit,de) oder Adressen, in die irrtümlich ein Leerzeichen gerutscht ist (Beispiel: michael.keukert @aixhibit.de).

Gerne wird auch die Top-Level Domain, also das letzte Stück der Mailadresse, vergessen. Insbesondere bei den in Deutschland sehr weit verbreiteten T-Online Adressen scheint das gerne zu passieren. Eine Adresse wiemichael.keukert@t-online kommt aber leider nicht an, solange das .de nicht am Ende steht.

Ein häufiger Anwendungsfall ist auch das Übertragen von Kunden- oder Partneradressen aus CRM-Systemen in MailChimp. Dabei stösst man dann gerne auf Einträge wie „michael.keukert@aixhibit.de oder tobias.kollewe@aixhibit.de„. Ein Mensch erkennt dabei problemlos, dass es sich um zwei Mailadressen von zwei Ansprechpartner handelt. MailChimp ist mit so etwas jedoch überfordert.

Doubletten und Abmeldungen

Ein sehr häufiger Grund für Diskrepanzen zwischen der erwarteten Zahl der Importe und der tatsächlichen Zahl importierter Adressen sind aber schlichtweg Doubletten. In der zu importieren Liste sind Michael Keukert und Tobias Kollewe zwei Einträge. Wenn beiden aber die Mailadresse info@aixhibit.de zugeordnet ist, dann wird diese Adresse auch nur einmal importiert.

Existiert die MailChimp-Liste schon länger und werden „frische“ Adressen hinzugefügt, dann kann eine weitere Diskrepanz entstehen, wenn ein Abonnent hinzugefügt werden soll, der sich vorher schon von dieser Liste abgemeldet hat. Die Adresse wird dann nicht neu importiert.

MailChimp Adressimport analysieren

Erfreulicherweise sendet MailChimp nach jedem Adressimport einen umfangreichen Report per E-Mail. In diesem Report is genau verzeichnet, wie viele Adressen importiert wurden und die Anzahl der nicht importierten Adressen. Diese finden sich dann auch als Anhang an der Mail, so dass man beispielsweise Fehler leicht korrigieren kann und nur die fehlerhaften Adressen erneut importiert.

Zutimmung zum E-Mail-Versand

MailChimp weist ausdrücklich darauf hin, dass Sie nur solche Adressen importieren dürfen, bei denen die eindeutige Zustimmung zum Malbezug vorliegt. Dies deckt sich mit der stehenden Rechtsprechung im B2C-Bereich in Deutschland.

Gerade bei Unternehmen, die erstmals E-Mail-Marketing einsetzen, ist die Verlockung groß, den gesamten Bestand vorliegender Adressen zu nutzen.Vom wahllosen Importieren kann ich aber nur abraten. Nicht nur ist der Ärger mit den Empfängern absehbar, auch MailChimp selbst schiebt dem in der Regel einen Riegel vor. MailChimp hat ein extrem leistungsfähiges System namens Omnivore, dass bereits im Vorfeld potentielle Probleme mit Adresslisten erkennen kann und in diesem Fall den Listenimport abbricht oder den Newsletter-Versand verhindert.

Importieren Sie also nur solche Adressen, bei denen Sie die Zustimmung explizit oder implizit haben und die nicht veraltet sind. Als Faustregel sind Adressen aktiver Kunden oder Partner, die in den letzten 6-9 Monaten zuletzt von Ihnen eine Mail erhalten haben, meist unkritisch. Ältere (inaktive) Adressen sollten Sie nicht importieren.

Garbage in, garbage out

Vor dem Import empfiehlt es sich, die Adressen nochmal manuell zu prüfen. Bewährt hat sich das Anlegen einer Excel-Tabelle, in der alle Adressen und eventuelle Zusatzinformationen stehen. Über die Sortierfunktion können Sie die Adressen dann nach verschiedenen Kriterien sortieren. Das menschliche Gehirn leistet Erstaunliches bei der Mustererkennung. Schon das blosse Überfliegen einer sortierten Adressspalte lässt Unstimmigkeiten meist schon klar erkennen.

Über die „Suchen“ Funktion können Sie dann auf unzulässige Zeichen wie Komma, Semikolon oder Leerzeichen prüfen. Ein Suchen+Ersetzen über diese Zeichen behebt die meisten Probleme.

Checkliste MailChimp Adressimport

  • Nur aktuelle Adressen mit expliziter/implizierter Zustimmung importieren
  • Adressen vorher manuell bereinigen
  • MailChimp-Importmail genau lesen und die Adressen in den Anhängen korrigieren

Ein Gedanke zu „Fehlende Adressen nach dem Adressimport“

  1. Habe Problem beim Adressenimport, wenn die Namen Umlaute enthalten, also ÜüÄäÖöß! Es sieht natürlich blöd aus wenn in einem Namen anstatt eines Ü ein UE steht. Gibt es dort eine Möglichkeit?

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